Munkakörnyezet és termelékenység
3 bevált stratégia a munkahely megszervezéséhez és a termelékenység növeléséhez
Az improduktív munkának sok arca van: a munkatársak motiválatlanul vesznek részt a megbeszéléseken, néhányan feltűnően sokat hiányoznak, vagy a munka minősége általában kívánnivalót hagy maga után. A listát még hosszan lehetne folytatni, és bizonyára Ön is tudna még egy-két példát mondani a saját vállalatából.
Ilyenkor gyakran hallani olyan általános tanácsokat, hogy „Vonja be jobban a munkavállalókat!” vagy „Törekedjen jobb kommunikációra!”. De hogyan lehet ez alapján konkrét és megvalósítható stratégiákat kidolgozni, amelyekkel növelhető a termelékenység?
A kérdés megválaszolásához érdemes közelebbről megvizsgálni azokat a tényezőket, amelyek jelentős hatással vannak a munkavállalók termelékenységére:
A munkahely
A fizikai munkakörnyezet kialakítása és minősége csökkentheti vagy növelheti a munkavállalók termelékenységét.
A munkafolyamatok
A vállalaton belüli optimalizált munkafolyamatok növelik a hatékonyságot, nagyobb átláthatóságot biztosítanak, és megkönnyítik a csapaton belüli együttműködést – mindez nagyobb termelékenységet eredményez.
A munkahelyi légkör
A jó vállalati kultúra hatással van a munkavállalók mentalitására és a köztük lévő kapcsolatra, valamint a munka minőségét és a termelékenységet is nagyban befolyásolja.
Az ezeken a területeken végrehajtott pozitív változásokkal növelhető a munkavállalók elkötelezettsége és a csapat hatékonysága, valamint csökkenthető a betegség miatt kieső napok száma. Ebben a cikkben minden egyes területre vonatkozóan talál egy stratégiát, amely konkrét fejlesztési javaslatokkal segít Önnek abban, hogy új intézkedéseket vezessen be a vállalati termelékenység növelésére, vagy bővítse az alkalmazott módszerek tárházát.
1. Produktív és kellemes munkakörnyezet
Kezdjük az alapokkal, azaz a munkavállalók közvetlen környezetének jellemzőivel. Milyen hatással vannak a különféle tényezők, például a zaj, a fény vagy a levegő minősége a munkavállalók termelékenységére? És vajon a helyiségek elrendezése ösztönzőleg hat a kreativitásra és a termelékenységre?
- A nem megfelelő fényviszonyok, a rossz levegő és a magas hőmérséklet, illetve a gyártási vagy raktárhelyiségekből átszűrődő zajok nemcsak a munkát zavarják, hanem adott esetben a munkavállalók egészségére is káros hatással lehetnek.
Az a legjobb, ha közvetlenül a munkavállalókat kérdezi meg arról, hogy számukra mi jelent stresszforrást. Hosszú távon még a látszólag jelentéktelennek tűnő zajok, például a vezetékes vagy mobiltelefonok csörgése is zavaró lehet, ami negatívan befolyásolhatja a termelékenységet. - A nyitott, többszemélyes íróasztalokkal berendezett munkaterület elősegíti a kreativitást és a termelékenységet. És hogy mi a teendő akkor, ha nem tudja vagy nem akarja teljesen átalakítani az irodát?
Például érdemes egy helyiséget kifejezetten az interaktív módszereket szem előtt tartva berendezni a döntéshozatalhoz vagy az ötleteléshez szükséges analóg prezentációs eszközökkel, valamint kényelmes ülőbútorokkal. - Jó, ha kiemelt figyelmet szentel a helyiségek tisztaságának és rendezettségének: egy jól strukturált és rendezett munkahelyen, ahol nincsenek szanaszét heverő iratok, egymásra pakolt dobozok vagy morzsák a billentyűzeten, a munkavállalók is jobban tudnak koncentrálni
2. Hatékony és tehermentesítő munkafolyamatok
A vállalaton belüli szervezeti folyamatok szintén hatással vannak a munkavállalók teljesítményére: minél egyértelműbbek és strukturáltabbak a munkafolyamatok, annál hatékonyabban és produktívabban tud dolgozni a csapat.
- A munkafolyamatok hatékonyabb megszervezésének több módja is van: ha egységes mappastruktúrát használ, az egyes részlegek között könnyebb megtalálni a dokumentumokat, a szabványosított űrlapok és jóváhagyási folyamatok pedig gördülékeny és gyors munkavégzést biztosítanak.
- A különféle online eszközök és automatizált megoldások, például az elektronikus beszerzés segítségével számos beszerzésirányítási vagy számviteli feladat egyszerűbben elvégezhető. Ezzel időt és erőforrásokat lehet megtakarítani, és csökkenthető a munkavállalók leterheltsége.
- Az ismétlődő és minden alkalommal sok időt felemésztő utasításokat is érdemes leegyszerűsíteni: az útmutatók vagy egységes képzési programok kiválóan alkalmasak az új munkavállalók betanítására vagy a biztonsági utasítások elsajátítására.
3. Pozitív és nyitott vállalati kultúra
A termelékenység, az elkötelezettség és a motiváció egymással szorosan összefüggő és egymást feltételező fogalmak. Ezért valószínűleg az utolsó terület, a „munkahelyi légkör” a legösszetettebb és egyben az egyik legfontosabb téma a termelékenység növelése szempontjából.
- A munka és a magánélet egyensúlya, valamint a munkavállalók munkaidőt érintő döntési szabadsága növeli a motivációt és ezáltal a termelékenységet. Adjon lehetőséget a munkavállalóknak a munkaidő rugalmas beosztására.
Bizonyos napokon tegye lehetővé a home office-t, vagy adjon nagyobb szabadságot az ebédszünetek tekintetében: ha valaki például a hét egyik napján egy kicsit hosszabb szünetet szeretne beiktatni, másnap jöjjön valamivel korábban dolgozni. - A jó kommunikáció egy nagyon összetett téma. Ezzel kapcsolatban a következő tippeket érdemes megfogadni: rendszeresen szánjon időt és adjon lehetőséget a látszólag „jelentéktelen” mindennapi munkahelyi témák megbeszélésére, mert ezzel elősegítheti a párbeszédet.
A megbeszéléseken ügyeljen a pozitív kommunikációra: mások hibáztatása és a múltbeli problémák felhánytorgatása helyett inkább a jövőre irányuló konstruktív fejlesztési javaslatokra érdemes helyezni a hangsúlyt. - A munkavállalók egészsége nemcsak a fent említett fizikai tényezőkre korlátozódik, hanem olyan mentális szempontokat is magában foglal, mint a stresszszint. A baj csak az, hogy a túl sok és a túl kevés stressz is csökkentheti az ember termelékenységét. Ehhez tehát nagyon jól kell ismerni a munkavállalókat: ki az, aki már régóta ugyanazt a feladatot végzi, és akinek egy rövidebb határidő némi plusz motivációt jelentene? Ki az, aki még viszonylag új a szakmában, még sokat kell tanulnia, és akinek emiatt csökkenteni kellene a munkaterhét?
Legyen naprakész: a termelékenység növelése folyamatos odafigyelést igényel
A munkavállalók bevonásához, a munkahely hatékony megszervezéséhez és a termelékenység növeléséhez olyan módszerekre van szükség, amelyek megvalósítása nem megy egyik napról a másikra. A lehetőségek száma végtelen, ez azonban ne tartsa vissza attól, hogy meghozza a (szükséges) intézkedéseket.
Először válassza ki a legkönnyebben megvalósítható célokat. Ezután határozza meg a nehezebb területek megvalósításához szükséges határidőket, és gondolja át, hogy milyen rövid távú intézkedéseket kell lépésről lépésre végrehajtani a bonyolultabb, hosszú távú célok elérése érdekében.
Vegye fel velünk a kapcsolatot!
További kérdés esetén díjmentesen állunk rendelkezésére.