Home office
11 tipp a sikeres otthoni munkavégzéshez
Egyre több vállalat kínálja fel munkavállalóinak az otthoni munkavégzés lehetőségét. Az úgynevezett home office azonban több kihívást is jelent. Ahhoz, hogy az otthoni irodában valóban produktív legyen, nem elég egyszerűen felnyitni a laptopot. Az otthoni irodát megfelelően be kell rendezni, a munkanapot pedig jól meg kell szervezni, hogy át tudjon állni az új munkarendre.
Ahhoz, hogy a négy fal között gördülékenyen menjen a munkavégzés, hasznos tippeket adunk a munkahely kialakításához, a munkanap megszervezéséhez és a kollégákkal való virtuális együttműködéshez.
Mi kell az otthoni iroda kialakításához?
Első lépésként az otthonában ki kell alakítania egy olyan területet, ahol gerinckímélő és koncentrált módon tud dolgozni. Ha a munkahelyet sikerül ügyesen berendeznie, gondolatban könnyebben át tud állni irodai üzemmódra. De ez fordítva is igaz: a munkanap végén is könnyebben át tudja majd adni magát a pihenésnek. Ezzel a négy tippel könnyen leküzdheti a home office-szal kapcsolatos kihívásokat:
1. Válasszon megfelelő helyet a munkavégzéshez
Ha a konyhaasztalt lecseréli a kanapéra vagy a kerti székre, az némi változatosságot jelent, de nem tesz jót a koncentrációnak. Olyan állandó helyet kell találnia, amely csak munkavégzésre szolgál.
Az ideális megoldás természetesen a külön dolgozószoba lenne, de ilyen nem mindig áll rendelkezésre. Gyakran azonban az is elég, ha leválaszt egy külön területet. A térelválasztók, pl. növények, könyvespolcok és válaszfalak segítségével a munkaterület vizuálisan is elkülöníthető a lakótértől.
2. Gondoskodjon elegendő fényről
Ahogy az irodában, úgy otthon is fontos a munkahely optimális megvilágítása. Napközben ezt ideális esetben napfénnyel érheti el, de ügyeljen arra, hogy a fény ne süssön a szemébe. Az erős napfényt függönyökkel és redőnyökkel lehet tompítani.
Figyelem, fényvisszaverődés! Ügyeljen arra, hogy az ablakok ne tükröződjenek a képernyőn, mert különben a szeme gyorsabban elfárad. A legjobb megoldás, ha a monitort az ablak mellé teszi.
Ha a napfény nem elegendő, akkor jól jöhet egy asztali lámpa. Ennek a fényereje legalább 500 lux legyen. Itt bővebb információt talál az intelligens, minden munkahelyhez megfelelő világítási koncepciókról.
3. Válasszon kényelmes irodai széket
Home office esetén is ülve fogja tölteni a munkanapja nagy részét. A kényelemhez elengedhetetlenül hozzátartozik az ergonomikus, gerinckímélő irodai szék.
Otthon ráadásul a saját igényei szerint választhatja ki a megfelelő ülőalkalmatosságot, és nem kell megelégednie egy szabványos munkahelyi székkel. Ez azért fontos, mert mindenkinek másfajta irodai székre van szüksége. Itt megtudhatja, hogy hogyan válasszon megfelelő irodai széket.
4. A szükséges eszközöket tartsa kézközelben
Nem is olyan könnyű felmérni, hogy mire is van szükség a hatékony és produktív munkavégzéshez. Ami az irodában magától értetődő dolognak számít, az az otthoni környezetben gyorsan kihívássá válik.
Például a szoftverekhez és a vállalati hálózathoz otthonról is hozzá kell férnie. A mikrofonos fejhallgató mindig legyen a közelben videokonferencia esetére, és a nyomtató csatlakozása is legyen rendben. Így nem kell folyamatosan keresgélnie a munkaeszközöket, amivel időt és bosszúságot is megtakaríthat.
Hogyan szervezze meg a munkanapját?
Ha az otthoni irodában rendelkezik a szükséges felszereléssel, minden adott a produktív munkanaphoz. Sajnos azonban a sok zavaró tényező és a munkarutin hiánya miatt a valóság gyakran máshogy néz ki. A következő négy tipp segítségével hatékonyabban tudja megszervezni az otthoni munkanapot:
1. Jelölje ki a pontos munkaidőt
A home office-ban nagyon gyorsan elmosódik a határ munkaidő és szabadidő között. Mivel nem kell ingáznia, eltűnik az a fontos levezető út, amely az irodát elválasztja az otthontól.
Ennek ellensúlyozására az a legjobb, ha fix időpontot jelöl ki a munkanap kezdete és vége számára. Mondja meg a családtagjainak, hogy mikor van a „munkahelyén”, így munkaidőben zavartalanul és koncentráltan tud majd dolgozni.
2. Válasszon megfelelő ruházatot
Jól hangzik, hogy otthon az egész napot fürdőköpenyben vagy pizsamában töltheti. A ruházat azonban a lelkiállapotára is hatással van. Egy bő ruhában nehéz produktívnak lenni.
Persze nem kell rögtön öltönyben vagy kosztümben leülnie az íróasztalhoz. De célszerű olyan kényelmes öltözéket választania, amelyet egyébként az irodában is viselne. Ebben az esetben az sem fog kínos pillanatokat okozni, ha a főnöke spontán módon videokonferenciára hívja.
3. Rendszeresen tartson szünetet
Otthon is igaz: Tartson szünetet, mielőtt a koncentrációja lankadni kezdene. Egy óra koncentrációval töltött munka után egy öt-tíz perces pihenőt érdemes beiktatnia. Fontos, hogy a szünetet ne ülve töltse az íróasztalnál. Álljon fel, tegyen egy rövid sétát a lakásában, nyissa ki az ablakot, és szívjon friss levegőt.
Gyakran fáradtnak érzi magát ebéd után? Egy rövid, 20 perces szunyókálással (angolul „power nap”) könnyen leküzdheti a mélypontot, és újult erővel folytathatja a délutáni munkát. Azonban fontos, hogy ne pihenjen 20 percnél tovább, mert különben mélyalvási fázisba kerül.
4. Iktassa ki a zavaró tényezőket
Otthon ugyan senki nem fog az íróasztala mellé állni, hogy figyelje a munkát, vannak azonban más zavaró tényezők. A konyhában magasra tornyosulnak a mosatlan edények, a tévé szól a háttérben, az előző este elkezdett izgalmas könyv pedig alig várja, hogy megint kézbe vegye.
Ha szeretne valóban a munkára koncentrálni, akkor ezeket a zavaró tényezőket ki kell iktatnia. Az okostelefonját, táblagépét és könyveit tartsa elérhetetlen helyen, és ha lehetséges, kapcsoljon ki minden értesítést.
Hogyan dolgozhat együtt virtuálisan a kollégáival?
Ha minden kollégája home office-ban dolgozik, akkor teljesen új kihívások merülnek fel a közös munka szempontjából. Ha betartja a következő három tippet, akkor garantáltan sikerülni fog a home office-os csapatmunka.
1. Kooperációs eszközök használata
Otthon nem szaladhat át csak úgy a szomszédos irodába, hogy megkérdezzen valamit a kollégájától. Ha ugyanis mindenki home office-ban dolgozik, akkor az egymással való kommunikációt és az együttműködést máshogyan kell megoldani.
Szerencsére ma már számos praktikus kooperációs eszköz áll rendelkezésre. Íme a kedvenceink:
- Gyorsan szeretne megtudni valamit a kollégájától? Csevegjen vele Slack-en keresztül.
- El kell magyaráznia valamit a kollégájának? A Loom segítségével rövid videót készíthet a képernyőn végrehajtott műveletekről.
- Egy dokumentum legújabb verzióját keresi? A Google Drive vagy a Microsoft OneDrive felületén a kollégáival együtt dolgozhat a dokumentumokon.
- Szeretné tudni, hogy hol tart egy projekt? A projektmenedzsment szoftverek, pl. Trello vagy Monday, jó áttekintést adnak az elvégzendő feladatokról.
2. Megfelelő elvárásokat fogalmazzon meg
Az irodában pontos szabályok vonatkoznak a munkaidőre: A kollégák általában ugyanakkor tartanak szünetet, aki pedig nincs az irodában, az valószínűleg megbeszélésen van, vagy korábban befejezte a munkát. A home office esetén azonban nem olyan könnyű nyomon követni, hogy melyik kollégája éppen hol van.
Annak érdekében, hogy a csapat többi tagja ne nehezteljen, ha nem válaszol azonnal egy sürgős üzenetre, egyértelműen fogalmazza meg az elérhetőségével kapcsolatos kívánságait. Tudassa velük, hogy mikor érhető el chaten és videohívás esetén, mikor szeretne zavartalanul dolgozni, és mikor nincs éppen az íróasztalánál. A kollégái meg fogják tanulni, hogy ezeket a határokat tiszteletben kell tartaniuk.
3. Szakítson időt egy kávé melletti kis beszélgetésre
A rövid informális beszélgetések és a kollégákkal folytatott személyes párbeszéd jelentőségét nem szabad alábecsülni. Gyakran ezek az első olyan dolgok, amelyek sok munkavállalónak leginkább hiányoznak home office esetén. Néhányan az elmagányosodástól is félnek.
Ezt úgy tudja ellensúlyozni, ha tudatosan időt szán a kávé melletti beszélgetésekre, például egy 10 perces telefonhívás vagy a kedvenc kollégáival folytatott, rövid videokonferencia formájában.
Megfelelő felszerelést keres az otthoni irodájához? Az irodai székektől az ergonomikus irodaszereken át egészen a tisztítószerekig: Itt mindent megtalál az új otthoni munkahelyéhez.
Vegye fel velünk a kapcsolatot!
További kérdések esetén ingyenesen állunk rendelkezésére