Tisztaság és rendezettség 6 lépésben
Így könnyű rendben tartani az íróasztalt
Folyamatosan növekvő irathalom, megszámlálhatatlanul sok cetli, fényképek a tavalyi nyaralásról és kiürült kávéscsészék – így néz ki a legtöbb íróasztal. Még akkor is, ha kutatások bizonyítják, hogy a rendezetlen munkahely ösztönzi a kreativitást, jó néhány érv szól a rendezett környezet mellett.
A Fraunhofer Institut felmérése szerint az irodában eltöltött munkaidejük nagyjából egyharmadát az emberek olyan tevékenységekkel töltik, amelyek hozzáadott értéket nem teremtenek. A rumlis íróasztalok, amelyeken a munkatársaknak állandóan kutatniuk kell a megfelelő dokumentumok után, jelentős mértékben hozzájárulnak a hatékonyság csökkenéséhez.
Miért olyan fontos az íróasztal rendben tartása?
Első pillantásra az íróasztal rendbe rakásával eltöltött idő kontraproduktívnak tűnik. Ennek ellenére végül mégis több munkát tud elvégezni. Egy rendezett íróasztal mindenesetre sok szempontból hasznos:
- Gyorsabban dolgozik, ha minden munkadokumentum kézközelben van.
- Produktívabb, és jobban tud koncentrálni, ha a munkafolyamatot nem kell állandóan dokumentumkeresési akciókkal megszakítani.
- Szabadabban mozoghat, ha elegendő hely van az íróasztalon.
- Az ügyfelek és kollégák számára is professzionálisabb képet fest, ha rendet tart az íróasztalán.
- Megakadályozza, hogy a baktériumok és vírusok elszaporodjanak, ha íróasztalát rendszeresen letakarítja.
6 lépés a tökéletesen rendezett íróasztalért
Sok munkatárs álmodozik rendezett íróasztalról, azonban nem tudják, hogyan is kezdjenek neki. Mi segítünk Önnek legyőzni ezt az akadályt. Hat lépésben olyan rendszert varázsolhat az íróasztalán, amelynek köszönhetően egy jó ideig biztosan rend marad.
1. Pakoljon el mindent az íróasztalról és tisztítsa le
Első lépésben pakoljon el minden tárgyat és papírt az íróasztalról, hogy elegendő hely álljon rendelkezésre az új rendszer kialakításához. Ezután törölje le az asztallapot egy nedves mikroszálas törlővel. A fiókokat is ürítse ki teljesen és a nedves törlővel törölje át.
Alapvetően az lenne az ideális, ha az íróasztalt hetente megtisztítaná. Az ételmaradékok vagy a kilöttyintett innivalók után maradt foltokat egyből mossa le, hogy a baktériumoknak esélyük se legyen elszaporodni. Az elektromos irodaeszközök megfelelő tisztításáról a következő részben olvashat.
2. Válogassa szét a dokumentumokat és az irodai eszközöket
Most biztosan ott fekszik Ön előtt egy nagy halom papír és munkaanyag. Legjobb, ha a dokumentumok szortírozásával kezdi. Négy kategória szerint válogassa szét a papírokat:
- Időszakosan, az aktuális feladatoknál van rá szükség
- Mindig szükség van rá
- Nem biztos, hogy még mindig szükség van rá
- Azonnal ki lehet dobni
Minden, ami a 4) csoportba került, egyből ki is dobhatja. A 3) kategória dokumentumainak adjon még két hetet, ha ez idő alatt sincs rájuk szüksége, nyugodtan dobja ki. Az 1) és 2) kupacban lévő papírokat visszateheti az íróasztalra, ajánlott ezeket szortírozóelemek segítségével rendszerezni.
Most jöhetnek a munkához használt tollak, gemkapcsok és más eszközök. Mindent, ami már nem használható, egyből dobjon ki. Azokat az anyagokat, amelyekre már nincs szüksége, vigye vissza a raktárba vagy adja tovább a kollégáknak.
3. A munkaeszközöket rendezze ergonomikusan
A következő lépés célja: minden gyakran használt munkaeszközt úgy rendezzen el, hogy könnyen és hátkímélően elérhetőek legyenek. Ez a segédeszköz megakadályozza, hogy íróasztala újra egyből átláthatatlanná váljon:
- Használjon ún. íróasztal-mentesítőket, hogy több helyet nyerjen az asztalán. A lengőkarral felszerelt monitorok és telefonok, valamint notebook és tablet állványok segítségével a hardverek hatótávolsága rugalmasabbá válik.
- Az irodai rendteremtő rendszerek mint például az osztályozópolcok, iratrendező forgóoszlopok és fiókos dobozok megnyerik Önnek az íróasztalon a papírokkal vívott háborút.
4. Rendszerezze a fiókokat
Minden munkaeszköznek, amelynek egyből kéznél kell lennie, viszont nem tartozik az íróasztalra, a fiókban a helye. Három tippet adunk, hogy a fiók tartalma ne csapjon át káoszba:
- Használjon elválasztóelemeket és tárolódobozokat praktikusan elkülönülő részek létrehozására, ahol irodaszerei majd otthonra találnak. Így a rend is hosszabb ideig megmarad.
- Helyezzen a fiókba egy csúszásmentes alátétet, hogy a tárgyak a fiók kihúzásakor ne csúszkáljanak össze-vissza.
- Címkézze fel a fiókokat és a bennük található rekeszeket, hogy minden anyag a helyére kerüljön vissza.
5. Külön hely a beérkező postának
A nap folyamán mindenféle dokumentum, levél és feljegyzés landol az asztalán. Az íróasztalon újonnan kialakított rend megtartása érdekében kérje meg kollégáit, hogy mindent az erre a célra kihelyezett tálcára tegyenek. Így a postáját a nap meghatározott időszakában célirányosan fel tudja majd dolgozni, és addig a munka közben nem lesz útban. Nézze végig a postát és priorizálja a következők szerint:
- Ami nem fontos, egyből tegye el.
- Az olyan dokumentumokat, amelyekért nem Ön a felelős, továbbítsa.
- Minden azonnal lefűzhető dokumentumot tegyen a megfelelő mappába.
- A kevesebb mint öt percet igénylő feladatokat azonnal végezze el.
- Döntse el, mikor akarja a többi dokumentumot feldolgozni, és addig ezeket tegye félre például a szortírozóelemek között erre a célra fenntartott rekeszbe.
6. Minden munkanap végén pakoljon el
Minden munkanap végén szánjon öt percet az elpakolásra. Rakjon vissza mindent a saját helyére, hogy a következő nap is egy tiszta, rendezett íróasztal várja. Így kezdhet ráhangolódni a nap végén a jól megérdemelt pihenésre.
Hogyan tisztítsam az elektromos gépeket az íróasztalon?
Hol található a legtöbb baktérium és vírus az irodában? Az előző napi kávéscsésze után a telefon a másik, ahol a bacilusok szívesen szaporodnak. Hogyan tudja megfelelően megtisztítani az irodai eszközöket? Olvasson tovább, és eláruljuk.
Telefon és okostelefon
A telefonra a legtöbb baktérium a kézről és szájról kerül át. Különösen a megfázásos időszakban kell nagyon odafigyelni a mindennapos tisztításra.
- Kapcsolja ki a telefont vagy okostelefont.
- Törölje át egy nedves mikroszálas törlővel és fertőtlenítőszerrel a telefonkagylót és a telefon billentyűit.
- Az okostelefon érintőképernyőjét alkoholmentes higiéniai spray-vel fújja be és egy mikroszálas törlővel tisztítsa meg.
- Figyeljen arra, hogy ne kerüljön folyadék a telefonházba.
Billentyűzet
A koszos ujjak és az ételmorzsák az íróasztalon beszennyezik a billentyűzetét. A szennyezettség mértékétől függően a heti szintű tisztítás már elegendő.
- Kapcsolja ki a számítógépet.
- Húzza ki a billentyűzetet és rázza ki belőle a kis morzsákat.
- Sűrített levegős tisztító spray-vel fújja ki a makacs szennyeződéseket.
- A billentyűzetet egy nedves mikroszálas törlővel és fertőtlenítőszerrel törölje át.
- A köztes helyeket vattapamaccsal tisztítsa meg.
Egér
Ami a billentyűzet tisztítására érvényes, ugyanúgy működik az egérnél is: naponta tisztítsa meg az egeret a baktériumok elszaporodásának megelőzése érdekében.
- Kapcsolja ki a számítógépet.
- Az egeret egy nedves mikroszálas törlővel és fertőtlenítőszerrel törölje át.
Képernyő
A csíkmentes, ujjlenyomatok nélküli képernyő érdekében hetente tisztítsa meg monitorját.
- Kapcsolja ki a számítógépet és húzza ki a monitor áramellátását.
- Törölje le a képernyőt egy kissé benedvesített mikroszálas törlővel.
- Ne használjon üvegtisztítót vagy alkoholos tisztítószert, mivel ezek miatt sérülhet a képernyő felülete.
Reméljük, hogy az itt felsorolt tippek hozzásegítik Önt egy kellemes, tiszta munkahelyhez. Szívesen adunk Önnek tanácsot a megfelelő irodafelszerelés mint például takarítócikkek és szaniter kellékek kiválasztásához.
További kérdései vannak?
Hívjon minket díjmentesen vagy küldjön nekünk e-mailt.