Így találhatja meg a megfelelő iratmegsemmisítőt
Darabolandó anyag, vágási teljesítmény, védelmi osztály, biztonsági fokozat, űrtartalom… A megfelelő iratmegsemmisítő megtalálásának folyamatában a nagy kínálat, valamint a különböző funkciók és tulajdonságok láttán az ember gyorsan életkedvét veszti. Végtére is különböző iratok léteznek, és az adatvédelem nem csak az európai Általános adatvédelmi rendelet (GDPR) végrehajtása óta áll a legtöbb vállalat prioritási listájának tetején.
Szerencséjére mi Ön mellett állunk! Ki is találtunk egy megoldást, amellyel segíthetünk megőrizni a hidegvérét. Ez egyrészt A GDPR végrehajtásával kapcsolatos kérdések és válaszok című cikkünket tartalmazza, amelyben tippeket és háttérinformációkat osztunk meg. Másrészről pedig ebben a vásárlási tanácsadóban elmagyarázzuk az iratmegsemmisítők kiválasztásának három legfontosabb kritériumát (és még néhányat): 1) munkakörnyezet, 2) védelmi osztályok és biztonsági fokozatok, valamint 3) teljesítmény. Vágjunk is bele!
1. Milyen munkakörnyezetben használja az iratmegsemmisítőt?
Kezdjünk valami egyszerűvel: az űrtartalommal. Ez azt adja meg, mennyi papírcsíkot és papírdarabot tud az iratmegsemmisítő felvenni, mielőtt ki kellene üríteni. Ebből következik, hogy minél több ember használja az új iratmegsemmisítőt, annál nagyobbnak kell lennie a felfogási térfogatának – különben folyamatosan a kollegák zsörtölődését hallgathatná, hogy az iratmegsemmisítő már megint tele van. Az alábbiakban röviden összefoglaltuk a leggyakoribb helyzeteket.
Iroda
- 1 – 3 személy számára
- Űrtartalmak 25 literig
- Közvetlenül a munkahelyen való használatra, kis irodákba vagy privát használatra
- Alkalmankénti használatra
Osztály
- 4 – 8 személy számára
- Űrtartalmak 85 literig
- Rendszeres használatra
Nagyterű iroda
- 9 vagy több személy számára
- Felfogási térfogatok 86 literig
- Nagyterű irodákba vagy komplett szintre
- Tartós használatra
Ipar
- 290 l-es űrtartalomtól
- Digitális adathordozók megsemmisítésére is
- Tartós használatra
2. Mennyire bizalmasak a megsemmisítendő dokumentumok?
A védelmi osztályok és a biztonsági fokozatok témája elsőre bonyolultnak hangozhat. Aggodalomra azonban semmi ok, valójában nagyon egyszerű témáról van szó. Főleg úgy, ha tudja, hogy tulajdonképpen a megsemmisíteni kívánt dokumentumok bizalmas jellegéről van szó. Egyszerűbben szólva: nem fontos dokumentumokhoz elegendő egy egyszerű belépőszintű modell, az igazgatótanács legfrissebb értékesítési adataihoz viszont professzionális kivitel szükséges…
2.1 Védelmi osztályok
1. védelmi osztály: normál védelmi követelmények belső adatokhoz
Olyan információkhoz, amelyek szélesebb körben hozzáférhetők. A jogosulatlan közzétételük behatárolt negatív hatást gyakorolna a vállalatra. A személyes adatok védelmét biztosítani kell. Példák: nem a know-how-hoz kapcsolódó levelezés, katalógusok, szórólapok, jegyzetek stb.
2. védelmi osztály: magas védelmi követelmények belső adatokhoz
Olyan információkhoz, amelyek emberek korlátozott köre számára hozzáférhetők. A jogosulatlan továbbításnak jelentős kihatása lenne a vállalatra, és szerződésben foglalt kötelezettségekbe vagy törvényekbe ütközhet. A személyes adatok védelmének magas követelményeknek kell megfelelnie. Példák: a know-how-hoz kapcsolódó levelezés, pl. ajánlatok, ajánlatkérések, feljegyzések, kihirdetések, személyes adatok stb.
3. védelmi osztály: rendkívül magas védelmi követelmények különösen bizalmas és titkos adatokhoz
Olyan információkhoz, amelyek emberek egy kis, név szerint ismert köre számára hozzáférhetők. A jogosulatlan továbbításnak komoly, a vállalat létét veszélyeztető kihatása lenne, és megsértené a hivatali titoktartást, a szerződéseket és a törvényeket. A személyes adatok védelmét korlátlanul biztosítani kell. Példák: az ügyvezetés iratai, kutatási és fejlesztési dokumentáció, gazdasági adatok, zárolt dokumentumok stb.
2.2 Biztonsági fokozatok
Az iratmegsemmisítőknél a biztonsági fokozatok elsősorban a különböző vágási típusokra utalnak. A lényeg: minél kisebb a csíkszélesség, ill. minél kisebb a darabméret, annál nagyobb a biztonsági fokozat.
Csíkvágás
- Egyszerű csíkokra darabolja az iratokat.
- Általában belépőszintű készülékeknél fordul elő.
- Legmagasabb elért biztonsági fokozat: 2.
Keresztvágás
- Általában a 3. biztonsági fokozatnak felel meg.
- Alkalmas érzékeny adatok felismerhetetlenné tételéhez.
Daraboló vágás
- A 4. és magasabb biztonsági fokozatnak felel meg (mikrodarabokra vág).
- A legjobb választás, ha érzékeny adatokat örökre felismerhetetlenné szeretne tenni.
P-1 biztonsági fokozat
- Általános adatok
- Különösebb erőfeszítés nélkül reprodukálható
P-2 biztonsági fokozat
- Belső adatok
- Valamennyi erőfeszítéssel reprodukálható
P-3 biztonsági fokozat
- Érzékeny adatok
- Jelentős erőfeszítéssel reprodukálható
P-4 biztonsági fokozat
- Különösen érzékeny adatok
- Nagyon komoly erőfeszítéssel reprodukálható
P-5 biztonsági fokozat
- Bizalmas adatok
- Kétes módszerekkel a reprodukció lehetséges
P-6 biztonsági fokozat
- Magas biztonsági fokozatú bizalmas adatok
- A reprodukció gyakorlatilag lehetetlen
P-7 biztonsági fokozat
- Kiemelten magas biztonsági fokozatú bizalmas adatok
- A reprodukció kizárt
Fontos tudnivalók
Ha különböző biztonsági fokozatú adatok keletkeznek, javasoljuk, hogy megsemmisítésükkor a biztonsági fokozat szerint különítse el őket. Ha ez nem lehetséges, akkor a megsemmisítést alapvetően egységesen a magasabb biztonsági fokozatnak megfelelően kell elvégezni, hogy a nem megfelelő megsemmisítés kockázatát a minimális szintre csökkenthesse. Egyszerűbben fogalmazva: kétség esetén válasszon magasabb védelmi osztályt és biztonsági fokozatot!
Kizárólag a daraboló vágással dolgozó, valamint a legalább 4. biztonsági fokozatba tartozó iratmegsemmisítők teljesítik a személyes adatok megsemmisítésére vonatkozó GDPR-kritériumokat. További információkat A GDPR végrehajtásával kapcsolatos kérdések és válaszok című cikkünkben talál.
2.3 A biztonsági fokozatok besorolása a védelmi osztályokba
A három védelmi osztály besorolását a biztonsági fokozatokhoz a következő táblázattal lehet elvégezni:
- 1. védelmi osztály: 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**) biztonsági fokozat
- 2. védelmi osztály: 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**) biztonsági fokozat
- 3. védelmi osztály: 4, 5, 6, 7 biztonsági fokozat
(*) Ez a kombináció nem alkalmazható személyes adatokra.
(**) Magasabb biztonsági fokozat jobban lefedi a védelmi osztályt.
3. Milyen teljesítményű legyen az iratmegsemmisítő?
Zárásként vegyük a másik egyszerű kritériumot: az űrtartalom és a vágásméret mellett az iratmegsemmisítők abban is különböznek, hogy egyidejűleg hány papírt tudnak megsemmisíteni. A megadott adatok minden esetben 80 g/m² súlyú DIN A4 méretű papírokra vonatkoznak. Négytől 60 vagy még több lap megsemmisítésére képes modellek széles választékát találja nálunk. Egyszerűen azt kell átgondolnia, mennyi megsemmisítendő dokumentum keletkezik Önnél átlagban – és mennyi időt szeretne munkaidejéből az iratok megsemmisítésével tölteni…
Mi a 3 lépés eredménye? A termékkeresőnk!
Most, hogy az iratmegsemmisítő kiválasztásának minden fontos kritériumával megismerkedett, a következő lépés a legegyszerűbb: egyszerűen kattintson a termékkeresőnkre, válaszoljon meg három rövid kérdést a fenti témákkal kapcsolatban – és már kész is. Úgy válogattuk elő az iratmegsemmisítők széles kínálatát, hogy a rendszer minden lehetséges válaszkombinációra a megfelelő modellt javasolja az Ön számára. Ennél kényelmesebb már nem is lehetne – ígérjük!
További funkciók és kiválasztási kritériumok
Anyagbesorolások és adathordozó-típusok
Az, hogy az iratmegsemmisítővel papírokat szeretne darabolni és megsemmisíteni, nem nagy meglepetés. Emellett azonban további anyagok is szóba kerülhetnek, amelyeket az alábbiakban sorolunk fel. Mindegyik anyagosztály mellett található egy rövidítés, amely a biztonsági fokozatra utal – tehát pl. P4 vagy O3. Ezzel a kombinációval rögtön láthatja, hogy az adott modell mely felhasználási célra alkalmas.
- P Papírtermékek
- F Információk kis méretben, pl. filmek, mikrofilmek stb.
- O Optikai adathordozók, pl. CD-k, DVD-k, Blu-ray stb.
- T Mágneses adathordozók, pl. lemezek, igazolványok, mágnesszalagok és kazetták stb.
- H Merevlemezek mágneses adathordozókkal, laptopok és külső merevlemezek
- E Elektronikus adathordozók, pl. memóriakártyák, meghajtók és mobiltelefonok
Tipp: használja iratmegsemmisítő-kínálatunkban a bal oldalon található szűrési kritériumokat, és szűrjön a „Darabolandó anyag“ szerint pl. „Hitelkártyák“ vagy „CD-k / DVD-k“ szerint.
Automatikus adagolás
Iratmegsemmisítőink több tagja igazi „mindenevő“. Kötegekben semmisítik meg a papírokat anélkül, hogy Önnek bármit kellene tennie. Persze a gomb megnyomásán kívül. Egyszerűen csak be kell helyezni a teljes megsemmisítendő anyagot az iratmegsemmisítőbe, és meg kell nyomni a start gombot… és kész is. A készülék automatikusan behúzza a papírkötegeket, megsemmisíti őket – Ön pedig közben értelmesebb tevékenységekre fordíthatja az idejét.
Kiegészítő funkciók, például fémérzékelés vagy túlmelegedés elleni védelem
Némelyik iratmegsemmisítő speciális kiegészítő funkciókkal rendelkezik, amelyek még kényelmesebbé teszik az üzemeltetést. Ide tartozik például a külső automatikus olajozó, amely darabolás közben gondosodik a vágóhengerek kenéséről, így folyamatosan nagy vágási teljesítményt biztosít, vagy megemlíthetjük az OMDD-vágóművet, amely olyan anyagokat, mint a CD-k/DVD-k, az ügyfél- és hitelkártyák, valamint a lemezek is könnyedén a legkisebb darabokra (2 x 2 mm) aprít fel. Az automatikus túlmelegedés elleni védelem elsősorban akkor nagyon hasznos, ha sűrűn használja az iratmegsemmisítőt – végtére is a legtöbb modell nem tartós használatra készült. A kiváló minőségű készülékek ezzel a kiegészítő funkcióval ezért általában kijelzik, mennyi dokumentumot tud még felaprítani, illetve mennyi ideig kell várnia, hogy az iratmegsemmisítő eléggé lehűljön a munka folytatásához.
Rendkívül praktikus a fémérzékelés is – ha például nem vett észre egy tűzőkapcsot, a készülék azonnal jelez, és átmenetileg leállítja a működést. Egészen addig, amíg Ön el nem távolítja a fémdarabot.
